洪住建字[2023]9号

南昌市城区商品住宅专项维修资金使用审核操作细则

为加强和规范商品住宅专项维修资金使用管理,提高维修资金使用审核效率,维护业主合法权益,保障住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造,依据《中华人民共和国民法典》、《住宅专项维修资金管理办法》(建设部 财政部令第165号)、《江西省商品住宅专项维修资金管理规定》(赣建房﹝2015﹞10号)、《南昌市住宅专项维修资金管理若干规定》(南昌市人民政府令第163号)等有关规定,结合我市实际,制定本细则。

第一条 本细则所指维修资金为划转业主大会管理前由住建部门代管的商品住宅专项维修资金(以下简称“维修资金”)。

市维修资金管理部门负责指导和监督市城区维修资金使用审核工作,负责本市城区维修资金划转工作。

区(开发区)住建部门负责所辖区维修资金具体使用审核工作。

第二条 使用维修资金应当由业主委员会或者受业主委员会委托的物业服务企业提出申请,报项目所在地社区居民委员会备案后履行维修资金使用程序。未成立业主委员会且未聘请物业服务企业的可以由社区居民委员会或者物业管理委员会临时代行业主委员会职责,协助相关业主提出申请,并履行维修资金使用程序。

第三条  维修资金的使用实行申请人负责制,申请人应当对使用申请的真实性、必要性和资金用途的合理性负责。按照以下程序办理:

(一)制定方案

申请人根据相关业主、业主委员会(物业管理委员会)或者社区居民委员会的意见以及查勘结果,提出维修资金使用方案,使用方案包括拟维修项目、费用预算、列支范围等。

维修资金列支范围在使用项目完成按栋建账的基础上,依据申请人核实确认后的房屋清册信息,经区(开发区)住建部门同意后确定。

申请人提出使用方案后,需将相关资料上传至南昌市住房专项维修资金信息管理系统(以下简称“信息系统”),并将使用方案向维修资金列支范围内的业主进行公示。工程预算需进行审价的,由审价单位出具审价报告并上传至信息系统后一并进行公示。

(二)业主表决

使用方案公示期间可同步启动业主表决程序。对于使用建筑物及其附属设施的维修资金,使用方案应当由维修资金列支范围内专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决,并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。

使用方案表决结果以书面形式公示,公示内容包括业主的投票情况、表决结果等。

(三)项目申报

业主表决通过后,申请人在信息系统完成维修项目申报,并向区(开发区)住建部门提交维修资金使用申请纸质材料(附件1)。材料齐全的,区(开发区)住建部门应当即时受理,在受理后3个工作日内到项目现场对公示情况及维修部位等进行勘察确认,出具勘察报告,勘察人员不少于2人。

表决结果公示与项目申报、现场勘察可同时进行。

(四)资金划转

表决公示期满且勘察确认后,区(开发区)住建部门应当在2个工作日内完成使用申请审核,审核通过后,将审核结果同步推送至市维修资金管理部门。市维修资金管理部门对区(开发区)住建部门审核通过的使用申请材料进行备案,材料齐全规范的,在1个工作日内将工程首期款划转至维修单位账户;材料存在问题的,退回补正并向区(开发区)住建部门说明理由。

维修工程验收决算后,申请人可到区(开发区)住建部门提交维修资金使用结算划款申请材料(附件2),办理工程余款划转手续。竣工验收公示期满且材料齐全的,区(开发区)住建部门在2个工作日内完成余款拨付审核,审核同意的,市维修资金管理部门在1个工作日内完成工程余款划转。

(五)验收决算

维修工程竣工后,申请人应当及时组织相关业主、业主委员会(物业管理委员会)、社区居民委员会、物业服务企业、施工企业等对工程量及工程质量进行验收,共同签署验收报告。竣工验收人员原则上不得少于7人,其中业主人员比例不得低于总人数的50%。

工程验收合格后,申请人或者相关单位按照工程量情况作出决算书,业主委员会(物业管理委员会)或者社区居民委员会,或者其委托的专业性社会中介机构应当对工程决算进行审核,并出具审核证明。工程决算金额不得超过预算金额,且以工程决算金额为准。

竣工验收和工程决算情况应当及时公示。

第四条  维修资金使用申报项目预算资金在5万元(含)以上的,申请人应当委托审价单位对维修工程预算进行审价,出具预算审价报告。相关审价费用可计入维修和更新、改造成本,与工程预算总额并列计入使用方案的费用预算内容。

区(开发区)住建部门应当加强对申请人的监督和指导,鼓励推行公开招标方式选聘施工单位,鼓励推行工程监理等监督机制。维修项目实施过程中,使用方案确需进行重大调整或者项目预算确需进行增加的,经区(开发区)住建部门同意后,申请人应当重新组织业主表决,未发生变化的使用申请材料及程序可予以简化。

第五条  维修使用项目审核完成后,预算资金分批划转至维修单位,合同有约定的按约定划拨,合同约定的首期款不得超过工程款的60%;合同未约定的(除业主大会有明确外),原则上先划转60%工程款,工程验收合格并经工程决算公示后再划转工程余款。

第六条  维修资金使用分三次进行公示(附件3),分别是项目立项公示、投票表决公示、竣工验收公示,每项公示期分别不少于5天。公示方式为在维修项目相关楼栋主要出入口的明显位置现场张贴公示,并同步在信息系统发布公示信息。

第七条  业主表决采用线上征求意见的方式完成,线下征求意见作为表决工作的补充方式,线下表决一律采用手持式居民身份阅读机器(简称“PDA机器”)刷业主本人身份证进行表决。采用两种表决方式合并统计表决结果。业主为单位或其他无法线上征求意见且无法线下使用PDA机器表决的,申请人在核实业主身份信息后,可采用纸质签名表加盖单位公章或业主手印的方式进行表决。

投票表决期限为15天,期满未达到相关规定要求的可顺延一次,延长期限不得超过15天。

投票表决涉及的专有部分面积,按照不动产登记簿记载的面积计算;尚未进行物权登记的,按照测绘机构的实测面积计算;尚未进行实测的,按照房屋买卖合同记载的面积计算。涉及的业主人数,按照专有部分的数量计算,一个专有部分按照一人计算,同一买受人拥有一个以上专有部分的,按一人计算。建筑物总面积与总人数,分别按照前两项的统计总和计算。

第八条  区(开发区)住建部门应当以物业项目为单位,建立维修资金使用档案并归档(归档材料见附件4),规范档案存放、查询、借阅等管理工作。使用完成后,区(开发区)住建部门应当全面整理和核对归档材料,核对无误后在信息系统中确认完成归档,做到纸质档案与电子档案同步一致、同步管理。

第九条  区(开发区)住建部门要加强维修资金使用审核监督,加大对挤占挪用资金、虚列工程项目、虚增工程量等违法违规行为的查处惩戒力度。市维修资金管理部门要对各区(开发区)维修资金使用审核工作开展年度检查,并将检查结果反馈区(开发区)住建行政主管部门。

第十条  非住宅专项维修资金使用参照本细则执行。

第十一条 影响房屋安全使用紧急情况可采取应急维修,维修资金应急使用办法按《南昌市城区住宅专项维修资金应急使用操作细则》(洪房字﹝2015﹞12号)文件执行。

第十二条  南昌县、进贤县、安义县、新建区、湾里管理局可以参照本细则制定各自操作细则,加强辖区维修资金使用管理工作。

附件:1.维修资金使用申请审核流程图

2.维修资金使用申请材料

3.维修资金使用结算划款申请材料

4.维修资金使用公示材料

5.区(开发区)住建主管部门归档材料

附件2

维修资金使用申请材料

一、申请人提供材料

1、使用申请表;

2、使用方案;

3、施工合同、营业执照;

4、信息系统打印的《关于X小区申请使用住宅专项维修资金表决结果》,投票表决平台打印的《关于X投票表决结果公示的通告》、《业主投票情况表》;

5、维修部位照片;

6、现场公示照片(远近景各一张)。

二、第三方相关单位出具材料

1、预算审价的,审价单位需出具《预算审价报告》、营业执照、执业人员注册证;

2、采取工程监理的,监理单位需提供《监理合同》、营业执照、执业人员注册证;

3、采取招标的,需提供《中标通知书》、《工程招投标说明》;

4、应急项目维修的,需提供相关部门出具的鉴定、认定材料。

附件3

维修资金使用结算划款申请材料

1、工程竣工验收报告;

2、工程决算书;

3、维修费用发票;

4、维修后照片。

附件4

维修资金使用公示材料

1、项目立项公示

(1)信息系统打印的公示表;

(2)使用方案(预算金额在5万元及以上的需公示审价报告);

(3)预算分摊清册。

2、投票表决公示

(1)信息系统打印的《关于X小区申请使用住宅专项维修资金表决结果》;

(2)投票表决平台打印的《关于X投票表决结果公示的通告》;

(3)投票表决平台打印的《业主投票情况表》;

(4)签名表或其他补充材料。

3、竣工验收公示

(1)工程竣工验收报告;

(2)工程决算书。

附件5

区(开发区)住建部门归档材料

1、使用申请表;

2、使用方案;

3、管理系统打印的《关于X小区申请使用住宅专项维修资金表决结果》,投票表决平台打印的《关于X投票表决结果公示的通告》、《业主投票情况表》、签名表或其他补充材料;

4、施工合同、营业执照;

5、工程竣工验收报告;

5、工程决算书;

6、维修费用发票;

7、公示情况影像材料及维修前、维修后情况影像材料;

8、现场勘察影像材料及勘察报告;

9、预算审价的,应当留存审价单位提供的《预算审价报告》、营业执照、执业人员注册证;

10、采取工程监理的,应当留存监理单位提供的《监理合同》、营业执照、执业人员注册证;

11、采取招标的,应当留存《中标通知书》、《工程招投标说明》;

12、应急项目维修的,应当留存相关部门出具的鉴定、认定材料。